将员工字段拖到类字段上方或下方的页面字段区域

Excel 2003工作表是组织和分析财务数据的理想工具。例如，您可以创建一个包含差旅费和住宿费的工作表。如果您需要季度总结，您知道如何相应地修改工作表。

但是，当您需要按季度查看总费用类别时会发生什么？如果你一次只想看某一个类别或某一年呢？这可以在Excel工作表中实现吗？当然可以。有没有更简单的方法？肯定有。

更简单的方法。

微软数据透视表就是答案。您可以使用向导创建一个交互式表来自动提取、组织和汇总数据，而不是编写复杂的公式。然后，您可以使用此报告来分析和比较数据，检测样式和关系，并分析趋势。

例如，您可以使用包含差旅费的电子表格。

Excel工作表源

.创建按类别和季度汇总员工差旅费总额的数据透视表。

按类别、年度和季度分列的费用

现在，在不更改原始工作表的情况下，您可以创建另一个数据透视表，以其他方式查看数据。例如，您可以按员工或按月查看差旅费，而不是输入公式。

下面介绍如何快速创建数据透视表。

创建数据

首先，在Excel工作表中创建数据。您可以将现有电子表格或数据库中的数据导入到新的Excel工作表中。确保数据可用于数据透视表：

删除所有空行或空列。删除所有自动分类汇总。确保第一行包含每列的描述性标题。确保每列只包含一种类型的数据，例如，一列包含文本，另一列包含数值。

启动数据透视表和数据透视图向导。

在Excel工作表中，从表格中选择要从中创建数据透视表的单元格。在“数据”菜单上，单击“数据透视表和数据透视图”以启动“数据透视表和数据透视图向导”。

如果不能选择数据透视表和数据透视图怎么办？

如果工作簿是共享的(共享工作簿：允许网络上的多个用户同时查看和修订的工作簿。保存工作簿的每个用户都可以看到其他用户所做的修订。)，数据透视表和数据透视图命令不可用。

在数据透视表和数据透视图向导-3的步骤1中，在请指定要分析的数据的数据源类型：下，单击Microsoft Office Excel列表或数据库。在“要创建的报表类型：”下，单击“数据透视表”。单击完成。

Excel将在工作簿中插入一个新工作表，该工作表包含报表的布局区域(即数据透视表工具栏)和数据透视表字段列表。

开始构建数据透视表。

将“类别”字段从数据透视表字段列表拖动到数据透视表的“将行字段拖动到此处”区域。

不用担心放错地方，以后可以随意移动。

请注意，向导会自动用工作表中“类别”列的数据填充行。此外，数据透视表字段列表中使用的字段以粗体显示。

第行有类别的数据透视表

如果看不到数据透视表字段列表怎么办？

如果你看不到

“数据透视表字段列表”，请在带轮廓的布局区域中单击。如果仍然看不到它，请单击“数据透视表”工具栏上的“显示字段列表”按钮。

　　“数据透视表”工具栏在什么位置?

　　该工具栏显示时应该浮动在工作表上或停靠在一侧。如果没有显示该工具栏，请单击“视图”，指向“工具栏”然后单击“数据透视表”。

　　·给报表添加数据

　　将包含要汇总数据的字段，例如，“金额”字段，从“数据透视表字段列表” 拖动到数据透视表的“请将数据项拖至此处”区域。

　　现在，数据透视表会显示每个类别的费用总计。

　　包含类别和费用总计的数据透视表

　　·给报表添加页排序字段

　　要按“类”筛选数据，可以在页顶部创建一个下拉箭头。

　　将“类”字段从“数据表字段列表”拖动到“将页字段拖至此处”区域。 单击“类”下拉箭头，然后选择一个类。

　　现在，您可以看到某个时间某一个类的费用类别。

　　按“类”筛选的结果

　　要查看所有“类”的数据，请单击“类”下拉箭头，然后单击“(全部)”。

　　·使用此报表还可以做什么?

　　按金额排序费用类别

　　您可以利用“自动排序”功能来首先查看最大的费用类别。