如何在wps中编写文档

如果用wps写长文章，是不是习惯直接打开空白页，然后开始在键盘上打字？当你写完调整格式后，你会发现调整的时间比写文章的时间还多？

如果你想把某个标题改成其他字体和大小，你是通过手工操作来调整wps中每个标题的格式吗？

如果需要修改纸张末端，是否在wps中用鼠标左键按住并长时间下拉，然后再聚焦到想要的位置？

如果你在这些情况下不感到沮丧和疯狂，我深深佩服你。

但是，你有没有想过，在wps中处理长文本的时候，你大概用的是一种原始的、粗放的方法，所以那些重复的任务特别烦人？

事实上，我们可以让wps运行得更快一点，减少繁琐和不必要的重复操作。尤其是需要经常写论文、公文和各种杂七杂八的长文的时候。

我给的方法是：在为wps写长文(尤其是结构化长文)之前：“化个底妆”，规划好段落风格。

这种方法的思想是从长远的角度来看待wps长文章的未来。

一、体验化妆后的“惊艳度”。

我们以快乐成长沙龙中“拆书团队”的成果为例，谈谈wps的基本构成。

据说2015年7月，我参加了一个拆书团队的线上活动。每周在队里按时交作业的小伙伴，可以留在队里，获得一个由本周队里小伙伴的拆书笔记组成的“战斗结果”。

这场“胜利”是在wps取得的。因为有五六十个人，每个人600多字，加起来的内容至少有几十页。

没有任何化妆，这些开本笔记的内容是这样堆积的：——。

太恶心了。

然后完成化妆。事情是这样的：

而且，这种美不是纯粹的表面，而是由内而外散发出来的(以后慢慢感受)。

这种内在美体现在以下四个方面。

一、批量操作。

您可以即时更改同一级别(标题或正文)内容的段落样式。即使老板要求任何级别的标题颜色、字体、行距都必须改变，你也不再需要一一调整。

第二，灵活跳跃。

配合“文档结构图”，实现轻松跳转。即使结构化的文章比较长，也能在瞬间跳到某一章。

制作好wps后，可以点击wps菜单中的“查看”，打开“文档结构图”。点击左侧文档结构图中的项目后，右侧的文字会快速切换到对应的章节，类似超链接的功能。

此外，完成后，它可以自动生成一个目录。

第三，动作快。

使用大纲视图，很容易调整段落的顺序。移动时不需要长时间按住选中的大文本，方便快捷。

四.永久克隆。

可以转换成模板无限使用。在同样格式的基础上写其他文章，可以形成统一的风格，为将来把一系列长文章组装成一本书做准备。

例子说明了底部的构成。

一共四个步骤：

第一步：想想值不值得。

第二步：你打算做什么？

第三步：创建快捷方式。

第四步：把它变成模板。

第一步：想想值不值得。

活动开始前，作为组长，我想，我得给wps做个妆，这是设置段落风格的模板。

这样做的目的是让不同团队的“司机”得到这个模板，在每周总结整理大家的开卷笔记结果时，可以用更少的时间达到统一的风格。

拆书团队的活动会持续一段时间，所以这个模板就像一个杠杆，制作这个模板需要一些时间，对后期效率的提升会有刺激作用。

对于在WORD上化妆的事情，可以先想想这个模板的应用价值。如果未来有可能长期使用，这个模板值得做。

第二步：你打算做什么？

然后，从整体上构思wps的内容层次和段落风格。

对于拆书团队的成果模板，我主要是从内容结构，以及各级标题和文字的风格来规划的。

每个人的开场白结构是——。

基本信息：编号、名称、阅读书目、书目作者。

第一步。精彩的节选。

第二步。我的想法。

第三步。我的行为。

我会用第一行(基本信息)作为一级标题，第二至第四行(开本三步的名称)作为二级标题。

想要的效果是——。

“一级标题”3号加粗蓝的段落样式。

“二级标题”三号中文、宋、蓝色段落风格。

另外还有“主体”的段落风格，即5号，宋调黑。

弄清楚用什么样的段落，用什么风格，可以大大提高第三步的效率。当然，如果对字体和大小的外观不敏感，需要在操作时选择效果，也可以将第二步和第三步结合起来。

第三步：创建快捷方式。

在空白文档上，输入三行(其实内容可以随便写，方便你理解哪个层次的内容对应使用哪个段落样式):

一级标题

二级标题

主体

这三行首先要根据第二步预期的字体大小、字体、颜色来设置。

是时候将它们设置为段落样式了。

以一级标题为例，选择“一级标题”，右键，在菜单底部(底部)选择“样式”-“将所选内容另存为新的快捷样式”。

在出现的对话框中，将“名称”更改为“一级标题”，这是为了便于识别，因为wps本身还有其他样式(如下图)。

然后选择对话框底部的“修改”，进入“根据格式设置创建新样式”对话框(如上图)。

在此界面中选择“文本缩进”作为“后续段落样式”。

“后续段落样式”是指这种样式之后的段落格式，比如这一段是“标题”的样式，第二段之后是什么样式。像“标题”这样的样式，全面性后面往往是“正文”，这个项目暂时选择为“正文缩进”(缩进指的是自由正面2格)。

此外，“后续段落样式”上有一个“样式基准”，意思是哪个样式与要创建的样式相似，这样在创建时可以尽量少修改。一般系统默认为“体”，那就让它是“体”吧。

选择左下角的“格式”-“段落”(底部)，修改“对齐”和“大纲级别”。“对齐”可以根据自己的想法修改，但“轮廓层次”必须对应良好。如果是文档中的一级标题，最好选择“一级”(如果是文本内容，系统默认为“大纲级别”)。

在这个界面中，你可以设置一些内容，比如行距，可以根据你之前的想法或者默认的选项来设置。

定好风格后，还能再快一点吗？

当然，最有用的诀窍就在这里：设置快捷键！

在上图界面左下角选择“格式”-“快捷键”，在“请按新快捷键”中输入想要使用的快捷键(根据个人喜好设置)。我在这里设置为“同时按Alt和1”，然后点击左下角的“指定”，再点击右下角的“关闭”。

以上是设置“一级标题”的步骤，其余的“二级标题”和“文字”的设置都是仿照的，这里就不展示了。

之后，有什么神奇的效果？

当我把光标停在一行内容上，按下设置的快捷键，它就会变成我预设的效果。

比如下面这一行，我想把效果设置成“第一行标题”的样式。

基本信息：编号、名称、阅读书目、书目作者。

将光标放在这一行，再按快捷键ALT 1，立刻变成标题“3号，粗体，蓝色”的段落样式。

第四步：把它变成模板。

在前面三个步骤的基础上，我将这个文档保存为wps模板(dotx格式)。以后这个模板可以反复使用。

如果看到A文件的段落风格特别喜欢，有没有办法复制到B文件？

当然有！

方法是wps“开始”-选项卡-“样式组”(右下角)“对话框启动器”，弹出“样式”窗格。这个空间下面的第三个按钮是“(样式)管理器”。点击后，找到“导入/导出”按钮，按照弹出的对话框操作即可。

为什么要费心去设定一个新的风格？因为我不喜欢wps里的原创，虽然软件里有一些默认的风格，但不一定是我们喜欢的，也不一定是我们公司或者其他单位规定的风格要求。

好吧，那么在学习了wps的“补基”技巧后，你就可以下大功夫了。想想你经常需要写的长文本，哪些是固定格式的，可以通过设置段落样式，以模板的形式保存下来，提高以后工作学习的效率。

在过去，你没有试图“弥补”wps，你可能没有任何感觉。一旦尝试过，就会觉得“没有后盾”是不行的。

我相信“化妆”的wps可以大大提高效率，为你的大脑腾出时间，做更多有创意的事情。

最起码这种做法可以让你的结构化长文结构突出，重点明显，也是赏心悦目的。另外，悄悄告诉你，这样“化妆”的wps文档占用的空间会少一些。

如果这种方法给你的工作和生活带来改变。