单词实用技巧

熟悉Word表格的操作很简单，但是需要大量的练习才能掌握。在前两篇文章中，我们分享了一些表格处理技巧。

今天，我们继续分享两个与表单相关的常见问题和一些处理技巧，这样你就可以轻松制作Word表单了。

01

表格后多余的空白页。

在日常工作中，有时表格会占据整个页面，或者表格就在页面的底部。此时，表单后的回车将被推到下一页，并自动生成一个空白页，其中只有一个回车。如果按[删除]键删除该回车，则不能删除。我该怎么办？

解决上述问题的常用方法有以下四种：

方法1:调整表格大小以适应最后一次回车。

要么调整整个表格的大小，要么调整表格一行的高度。

方法2:调整边距以适应最后一次回车。

双击标尺空白处，打开“页面设置”对话框，调整上下左右边距值。

方法3:调整回车所在段落的字体大小。

选择回车所在的段落，将字体大小设置为1磅的最小值，第二页的空白页就会自动删除。

方法4:调整回车所在段落的行距。

(1)将光标放在第二页的[回车]上。

(2)点击鼠标右键，选择“段落”命令，打开【段落】对话框，将行距设置为【固定值】，点数值设置为【0.7点】。

(3)点击【确定】，多余的页面会自动消失。效果如下图所示。

提示：这里也可以将行距值设置为1点或2点，只要能隐藏回车，目的就达到了。

02

Word表格中的函数公式。

Word表格数据涉及计算时，大多数人首先想到的是使用计算器或借用Excel进行计算，然后将计算结果填充或复制到Word表格中。事实上，这不仅效率低，而且容易出错。其实在Word表格中直接使用自带函数公式计算也是非常快的。

让我们来看看如何在Word表格中使用函数式公式。

例如，计算下表中的学生总分。

步骤如下：

(1)将光标定位在合计列单元格中，点击【布局】-【公式】。打开【公式】对话框，默认情况下会对left单元格求和(注意：LEFT表示左(左)、右(右)、上(上)、下(下)，公式可以根据实际情况设置)。(2)点击“确定”获得结果。然后复制结果单元格中的数据，并将其粘贴到下单元格中。(3)选择合计列，按[F9]，刷新公式自动得到结果。

提示：第一列公式结果计算完成后，将光标放在下一个单元格，直接点击【F4】键(重复上一步操作)，也可以达到快速计算的效果。

但是仔细看，会发现两个总分的计算结果都是错误的，如下图所示。

这到底是为什么？显然，表中两个数据之间有一个空白单元格。这里的公式是左边求和。如果有空白单元格，系统不会将总和向左扩展。

解决这个问题很简单：用0值填充空白单元格即可。最后选择公式所在的所有单元格，按[F9]刷新公式，结果就正确了！

可见在Word中使用函数式公式不是很简单吗？

知识发展：

(1)除了求和，一些常用的函数运算如MAX、MIN、AVERAGE、PRODUCT等也可以在Word表中进行，大家可以自行尝试，方法也差不多。

(2)除了默认的公式表达式外，还可以像Excel一样引用【行号和列标】，例如：=SUM(B2:D2)，无论单元格中是否有零值，都可以正确求和。但是需要注意的是，在Word中，这样的引用方法只能是绝对引用。如果将此公式复制到下方单元格，公式=SUM(B2:D2)不会自动变成=SUM(b :d 3)，需要手动修改公式中的参数。

是不是Word中没有办法成为相对引用的样式？答案肯定是肯定的，需要结合Quote字段和Seq字段来完成，但是公式的表达会比较复杂。如果你感兴趣，朋友们可以加入我们的学习小组，深入学习。好了，今天的学习和分享就到这里。我在心里。下次见！