WPS邮件合并时如何完整引用特殊格式的数据

WPS Office 2007已经在最新的个人版本中打开了邮件合并功能。该功能可以方便地引用WPS表单或WPS文本中的EXCEL文档中的数据。但是对于一些特殊格式的数据，在进行邮件合并时，只能引用原始数据，不能引用WPS格式的文本。有什么方法可以将数据“原样”引用到特殊格式的WPS文本中？这里我提供两种选择：复制粘贴法和文本函数法。第一种方法很容易理解，但缺点是操作繁琐。第二种方法是使用WPS表中的TEXT函数，比如将阿拉伯数字转换成WPS表中的文本，这样当WPS文本被邮件合并函数引用时，阿拉伯数字就不再出现，而是所谓的人民币大写。具体操作流程如下。感兴趣的朋友可以研究一下，希望对大家有所帮助。

例如，图1中B列的数据以大写人民币格式显示在WPS表中。

1个WPS表。

但是，当通过邮件合并功能引用到WPS文本中时，就会变成与A列相同的阿拉伯数字(图2)。

图2 wps邮件合并的效果。

有没有办法把B栏的特殊格式“照原样”引用到WPS文本中？我在这里提供两个选择：

第一种方法：复制粘贴。

在WPS表格中选择b列，按快捷键“CTRL C”将其复制到剪贴板，然后打开WPS表格，新建一个空白文档，按“CTRL V”将刚才复制的内容粘贴到文档中，你会发现用这种方法复制的数据格式与WPS表格中的数据格式(即大写人民币格式)具有相同的效果。然后选择WPS文本中的所有表格，复制它们，然后转到WPS表格，将光标放在B1单元格中，然后按“CTRL V”。这时，虽然B栏的内容似乎没有变化，但其本质却大不相同。前面的内容虽然显示为汉字，但本质还是数字。但是这两次复制粘贴后，B列单元格的内容变成了文本格式的汉字。保存并退出WPS表单。使用邮件合并功能引用WPS文本中的B列数据时，会发现都是大写的人民币汉字，阿拉伯数字不会再出现。

这种方法简单易懂，但缺点是操作繁琐，对高手来说并不可耻。另外，如果A列单元格的值发生变化，B列对应的单元格也不会发生变化，所以我们需要再次重复这个操作。那么，让我们看看第二种方法：

第二种方法：文本函数法。

所谓text函数法，就是利用WPS表中的TEXT函数，将阿拉伯数字转换成WPS表中的文本。因此，当邮件合并功能用于WPS文本中的引用时，阿拉伯数字将不再自然出现。

打开WPS格式的源文档，将光标放在B2单元格中，输入公式“=TEXT(A2，'[DBnum 2][$ RMB]G/general format ')”(所有内容均为半角字符，不含外部双引号)，然后按回车键。此时，细胞B2已经以大写人民币格式显示。再次选择B2单元格，用鼠标向下拖动填充柄，a列对应的所有单元格都将以大写人民币格式显示。

这种方法从根本上解决了这个问题。如果A列单元格中的值发生变化，B列相应单元格的内容也会立即发生变化。唯一的不便是函数的内容很难记住。其实为了安全，我们也不用死记硬背。这里有一个小技巧(普通人我就不跟他说了)。

在WPS表格中，用鼠标右键点击任意单元格，在右键菜单中弹出“设置单元格格式”对话框，在“分类”中选择“人民币特殊大写”(图3)。

图3 WPS设置了单元格格式。

此时，不要急着点击“确定”，而是切换到“自定义”。您会发现格式代码将出现在“类型”下的文本框中(图4)。如果您无话可说，请选择这些代码，按“CTRL-C”复制后使用，然后单击“取消”退出单元格格式对话框。

图4 WPS自定义单元格类型。

选择单元格B2，在输入框中输入“text (A2)”，然后将刚才复制的代码粘贴到逗号后半部分的双引号中，得到“=text (A2)，[DBNum2][$RMB]G/general格式；[红色][DBNum2][$RMB]G/通用格式')”，完整！通过测试后，分号后的内容可以正常删除显示，即之前的公式“=TEXT(A2，'[DBnum 2][$ RMB]G/general format ')”。