WPS巧妙地利用数据有效性制作下拉菜单 实现快速准确的数据输入

在使用WPS表单的过程中，往往需要输入大量的数据。如果每一个数据都是通过键盘输入，不仅浪费时间，还会浪费精力。使用WPS表单的数据有效性功能，可以快速准确地输入数据。比如老师要把学生的考试成绩分为优秀、良好、合格、不合格四个等级，这些等级在输入过程中会反复输入。如果将几个类名集合到一个下拉菜单中进行选择，将大大简化操作，节省时间。这是生产过程中遇到的一个问题，大家可以参考一下。

问：比如在制作WPS表单有效性的下拉菜单时，我写了优、优、差。但是当我选择的时候，这三个选项就链接在一起，合并成一个选项。发生了什么事？

答：步骤是正确的。只需用英文逗号替换源中选项之间的逗号。比如优秀，优秀，差。

WPS表增加了“数据有效性”功能，可以通过以下两种方式实现：

方法一：手工输入数据源，制作下拉菜单；

方法2:通过引用数据区域来创建下拉菜单。

直接输入法

第一步：选中“等级”栏中的所有单元格，选择菜单项“数据|有效性”，打开“数据有效性”对话框，按下“设置”选项卡下“允许”右侧的下拉按钮，在列表中选择“序列”选项，如图1所示：

图1 wps生产下拉菜单-数据有效性区域选择。

第二步：输入序列中各等级的名称(如优秀、良好、合格、不合格等。).)在source框中，用逗号分隔每个级别，并选中忽略null值和提供下拉菜单的复选框，如图2所示。

图2 wps生产下拉菜单-有效性数据输入。

步骤3:最后，单击确定返回工作表。单击“级别”列中的任意单元格，右侧将显示一个下拉箭头。单击它，将出现一个下拉菜单，如图3所示。

图3 wps生产下拉菜单-下拉菜单选择。

选择其中一个选项，对应的年级名就会录入到单元格中，非常方便，准确，不易出错。当鼠标点击其他单元格时，该单元格的下拉箭头消失，不影响操作界面。

区域参照法

步骤1:首先，在$ d $1: $ d $4字段中输入优秀、良好、合格和不合格，如图4所示：

图4 wps生产下拉菜单-下拉菜单输入。

在步骤2:选择等级列中的所有单元格，选择菜单项数据|有效性，在对话框设置选项卡下的允许列表中选择序列选项，单击源编辑栏，用鼠标选择序列区域D1: D4，返回数据有效性对话框。如图5所示。

图5 wps生产下拉菜单-下拉菜单数据源选择。

步骤3:单击确定保存设置。最终的下拉菜单效果如图6所示。

图6 wps生产下拉菜单-下拉菜单数据选择。

摘要：

1.1中新增的“数据|有效性”。WPS表单为用户提供了制作“下拉菜单”的功能，可以通过“直接输入法”和“区域参照法”制作。

2.当“选择”很少时，“直接输入法”通常用于创建下拉菜单。将单元格复制到其他工作表时，此方法生成的下拉菜单仍然有效。

3.当“备选”内容较多或内容变化频繁时，通常使用“区域参照法”创建下拉菜单。将单元格复制到其他工作表时，必须通过“定义名称”方法重置由该方法创建的下拉菜单。

另外，如果用户使用函数公式定义的名称制作下拉菜单，公式结果必须是单元格引用，否则无法正常使用。

适用范围：

适用于WPS Office 2005(751)或以上版本。