WPS邮件合并功能以教程:发送员工工资邮件为例

1.介绍

对于格式和数据字段相同但内容不同的文件，每条记录都需要单独编写，如邮件和工资单。在工作的过程中，我们难免会遇到，那么我们该怎么办呢？用老办法一个一个编辑打印，虽然每个文档只需要修改单个数据，但是如果数量比较大，会是一件很痛苦的事情。

那么，有没有办法摆脱枯燥重复的工作，节省时间和精力，提高工作效率呢？WPS提供的邮件合并功能可以轻松满足用户的需求。从字面上看，邮件合并似乎只有通过发送电子邮件才有必要，但事实并非如此。它的主要功能在于文件合并。也就是说，首先，建立包含所有文件的公共内容的主文档和包含改变的信息的数据库，然后使用该功能将改变的信息插入到主文档中以形成合并的新文件。根据您的个人需要，您可以将合成文件保存到新文档或不同的新文档中，或者打印它，或者通过邮件发送它。让我们以发送到员工工资单的电子邮件为例，详细介绍邮件合并功能的使用技巧。如果你想摆脱重复性的工作，可以看看这个教程，希望对大家有所帮助！

2.邮件合并2.1的应用。建立数据库。

我们可以用WPS表或者Excel创建一个数据库表，它的名字叫Payroll(注意不要忽略表中的表头行，以免找不到数据库字段)。完整的工作表如图1所示。

图1工资单。

2.2.建立主文档。

要在WPS文本中创建主文档，首先构建薪资表框架，如图2所示：

图2主文档。

2.3.邮件合并。

步骤1:在刚刚创建的主文档中，选择工具|邮件合并以调出邮件合并工具栏。

图3邮件合并工具栏。

步骤2:选择开放数据源以导入已建立的工资单。

第三步：将光标放在表格中要插入对应项目的位置，点击插入字段，弹出插入合并字段对话框(如图4所示)。在数据库字段中选择插入的字段，并确保它与电子表格的标题行一一对应，直到操作完成。

图4插入字段对话框。

步骤4单击“合并字段”选项依次查看工资单的列表详细信息。

数字

(全名)

部门

基本工资

浮动/浮动工资

捕获赏金

应付工资。

扣款

实际工资

一个

张三

金融

八百

100

200

1100

80

1020

图5合并字段后的效果。

在第5步结束时，您需要通过电子邮件通知相关人员。选择“合并到电子邮件”打开对话框(如图5所示)。在“收件人”处选择“电子邮件”；在“主题行”一栏，填写“XX个月工资总额”，可作为附件或纯文本发送。选择“全部”作为“发送记录”，然后单击“确定”。后台将调用您的本地默认邮件服务器并发送邮件。数据库中的员工只能收到自己的工资单。

图6合并到电子邮件对话框。

3.摘要

1.除了批量处理信件、信封和其他文档，邮件合并功能还可以用于批量生产标签、工资单、成绩单和其他应用程序。

2.如果用户想在一页上多次付费，必须插入“{NEXT}”字段(下一条记录)才能正常实现，但要注意这个字段必须在新记录的所有字段之前，否则无法得到正确的结果。

3.“邮件合并”不仅支持将主文档合并成“新文档”，还允许用户将合并后的文档直接输出到“打印机”或合并成“邮件”发送。