用WPS字符制作公文的技巧

撰写行政公文是上班族必备的工作技能之一。公文的写作过程大致分为三个部分：第一部分、主体部分和最后一部分。为了省事，也因为对“WPS Text”软件缺乏全面的掌握，很多工人只使用“插入文本框和直线”等简单操作来完成相关步骤。这种方法虽然速度快，但由于对格式变化的适应能力差，文章的完整性不规则，一直困扰着上班族的日常工作。其实只要合理使用分节符的概念，结合页眉、页脚和文本区域，将公文整体划分为三个块，再结合各个区域的制表、页面设置等相关属性的具体操作，就可以轻松制作出整份公文，在下一次制作时可以单独更改文本。本文详细阐述了用WPS字符制作公文的技巧。

一、割台制作技巧。

1.将光标放在新文档第一页的开头，单击“插入分隔符连续分隔符”命令，将文本和标题区域分成两部分。如图1所示。

2.用鼠标左键点击“文件”“页面设置”，在“页面设置”的提示栏中选择“布局”选项卡，在“页眉页脚”选项卡下的“页眉”设置栏中填写合适的值。该值表示从“页眉”区域的顶部到页面上边界的距离，这是实际测量的。从预览选项卡下的应用于下拉框中选择此部分。该数值的含义是上述设置仅适用于该部分。具体要求如图2所示。

3.用鼠标左键点击“查看”“页眉页脚”，屏幕上会出现“页眉页脚”工具栏，光标在页眉区域闪烁。这时，用鼠标选择标题区唯一的段落标记，如图3所示。

4.然后用鼠标左键单击“格式”“边框和底纹”“边框”，然后将“线型”设置为“单实线”，“颜色”设置为“红色”，“宽度”设置为“3磅”，然后用鼠标左键单击“预览”框中的“下水平线”位置。设置如图4所示。

5.将光标定位在文本区域，用鼠标左键点击“表格”“插入”“表格”，在“插入表格”的提示栏中将“表格大小”中的行数和列数设置为3，具体情况视情况而定。在表格中输入适当的文本。然后通过测量公文标题中各文字之间的距离，合并单元格，设置单元格对齐方式，调整表格的行高和列宽，形成下表。如图5所示。

6.然后设置单位名称对齐效果。用鼠标选择所有公司名称，点击快捷菜单中的“分散对齐”命令。具体设置如图6所示。

7.将“文件”一词的字体大小设置为与实际公文中“文件”一词的字体大小相同，并适当调整“文件”一词的缩放比例。选中“文件”二字后，用鼠标左键点击“格式”“字体”“字符间距”，设置如图7所示。

8.这一步的目的是使“文件”一词的高度与公司名称两行的累计高度对齐。用鼠标选择整个表格，右键单击表格，从出现的菜单中选择表格属性表格边框和底纹边框设置无确定。设置如图8所示。

9.将光标定位在表头区域的“段落标记”处，用鼠标选中整张表格，右键点击表格，从出现的菜单中选择“表格属性”“表格”“文字环绕”“环绕”“定位”“表格定位”“垂直”“位置”“-50mm”“相对”。请注意，这里的“5厘米”是指表格根据标题区域的段落标记向上移动的距离。该值由单位名称和文档中水平线之间的距离决定。设置如图9所示。

10.标题效果如图10所示。

二、文字的制作技巧。

1.输入文本内容后，用鼠标左键点击“查看”“页眉页脚”，将光标定位在第二节的页眉区域。此时，第1节的标题内容将自动链接到第2节的标题中。用鼠标左键单击快捷菜单栏中的“与上一节相同”按钮，删除与第一节页眉的链接关系，然后删除页眉中自动链接的页眉内容。

2.如果不想在表头显示横线，可以模仿上面已经介绍过的设置方法，只需选择“无”作为“设置”内容即可。将光标放在第2节的正文部分，单击文件页面设置文档网格指定行和字符网格字符每行28行行每页22行预览应用于该节。如图12所示。

3.点击“字体设置”“字体”“中文字体”“仿宋GB 2312”“字体”“通用”“字号”“三号”“确定”。如图13所示。

第三，页脚的制作技巧。

为了将签名表定位到偶数页的页脚，可能有三种情况：

1.如果公文以偶数页结尾，且该页有足够的空间放置签名表格，则模仿“一轴”中“插入分节符”的方法插入“连续”分节符，模仿“一轴”中“表格”的方法设置签名表格。

2.如果公文以偶数页结尾，且该页没有足够的空间放置签名表单，则点击段落末尾的回车键，将光标定位在奇数页，按照“一把斧头”中“插入分节符”的方法插入“下一页”分节符，按照“一把斧头”中“表格”的方法设置签名表单。

3.如果公文以奇数页结尾，按照“一轴”中“插入分节符”的方法插入“下一页分节符”，按照“一轴”中“表格”的方法设置签名列表。签名表的具体效果见图14。

文档生成的最终效果如图15所示。

总结：

1.页眉和张贴列表位于页眉和页脚区域，但与文本不在同一层，因此在文本编辑过程中，位置不会因文本的增减而移动。

2.采用“表单”和“页眉页脚”相结合的方式。这种设置方式便于整体控制表头和签名列表的位置，提高了文档的完整性和可操作性。

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