选择插入为链接

虽然年底的各种数据表格和资料分别在Excel、Word和PPT文档中编辑，但最终的一份要用Word汇总编辑一份汇总报告，打印出来提交给领导。在这个小系列中，我特意整理了一些用Word2007做总结可能需要的技巧，希望能帮大家节省一些编辑修改总结报告的时间。

相同内容的快速输入和修改

总结一下，总有很多单词和数据会反复出现。除了重复输入的劳累，同样的内容一旦需要修改，要一一替换修改也是个大问题。通过设置书签和交叉引用，可以同步更改所有相同的数据。

选择相关的值和文本，单击开发工具选项卡的控件区域中的格式化文本图标，将其转换为文本控件。然后点击“插入”选项卡下的书签命令，打开书签对话框，输入名称总收入2009，按“添加”按钮添加书签。图书签名不能以阿拉伯数字开头。

找到需要输入该条目的位置，点击“插入”选项卡下的“书签交叉引用”，在交叉引用窗口中将引用类型设置为书签，将引用内容设置为书签文本。然后在列表中选择所需的书签，并单击“插入”按钮插入书签指示的内容。交叉引用窗口不会自动关闭，但可以在需要时拖到一边插入。

当需要修改数据时，只需要在原始数据(插入书签时选中的数据)的文本控件中进行修改即可。修改后，按Ctrl A选择全文，按F9功能键刷新，所有相同的数据都会自动改变。如果忘记了原始数据的位置，只需按住Ctrl键，点击任意链接数据，就可以直接跳转到原始数据的文本控件进行修改。

链接到其他文档数据

当然，在年终总结中，除了文本中相同的数据外，更多的数据和文字要从其他Excel、Word、PPT文档中复制过来使用。这样，原始文档中的数据被逐一纠正。您可以设置链接，使Word年终总结中的文本和数据表随着原始文档的修改而自动更正。

首先打开文档提取内容，选择需要的文本、数据或表格内容，然后复制。新创建的文档在复制前必须命名并保存，否则源文件将在以后刷新。返回Word2007写作总结窗口，找到要粘贴的位置，点击开始选项卡中的粘贴下拉按钮，选择特殊粘贴。在弹出的粘贴特殊窗口中，选择粘贴链接列表选项，然后单击确定将复制的内容粘贴到文档中。

修改并保存原始文档后，粘贴的数据将自动更正。

合并多个文档链接

另一种情况是，每个人单独写一部分年终总结。最后只需要将大家编辑的几个文档、报表、表单合并成一个年终总结，当然也需要能够同时修改。这可以通过在word2007中插入对象来实现。

打开word2007，创建一个新文档，切换到“插入”选项卡，单击文本区域中的对象，然后从下拉列表中选择文件中的文本。在“插入文档”窗口中，选择所有要合并的文档，然后选择“作为链接插入”，您可以立即看到所有文档都已合并到当前文档中。修改原文后，只需打开汇总报表ctrl a全选，然后按F9刷新自动更正即可。

另外，有了书签，可以直接将书签指示的内容插入到其他文档中，前提是该文档已经先做了书签。在“插入文档”窗口中选择要引用的文档，单击范围按钮，输入要引用的图书的签名，确认后单击插入按钮的下拉箭头，选择插入链接，以链接方式插入书签指示的文档部分。利用这个点将每个文档中一些常用的内容和表格设置为书签，需要的时候可以随时调用。

本文介绍的大多数引用链接都需要按ctrl a全选，然后按F9刷新，才能自动更正。如果太麻烦，可以点击Office按钮，然后点击word选项按钮，在显示选项中勾选打印前更新字段的选项。确认后，可以在打印前自动刷新。在跨文档引用的情况下，建议提前将汇总报表和使用过的文档保存在同一个文件夹中，这样携带时只需要复制整个文件夹，避免了原始文档无法链接的问题。