巧用公式审核验证数据

用Excel输入大量数据后，不可避免地会出现很多错误。通常大部分朋友一手拿着原始数据，一手指着电脑屏幕，手动查看数据，效率低，累人。因此，我想介绍两种简单高效的数据验证方法。

公式审计方法

有时候，我们输入的数据必须满足一定的条件。例如，对于学生报告，数据通常是0到100之间的某个值。但是，由于错误或重复的击键，我们可能会输入超出此范围的数据。那么，如何才能快速“拉出”这样的无效数据并加以纠正呢？让我们用公式验证的方法来解决这类问题。笔者以一份学生成绩表为例进行介绍。

首先，打开一个学生报告表。然后选择数据区(注意：这里的数据区不包括表头行或列)，点击数据有效性进入数据有效性对话框。在“设置”选项卡中，将“允许”项设置为“十进制”，将“数据”项设置为“介于”，并在“最小值”和“最大值”中分别输入0和100(见图)，最后单击“确定”退出。

然后，执行“视图工具栏公式审批”命令，打开公式审批工具栏。好了，现在只需点击“循环解释无效数据”按钮。此时，我们可以看到表中的所有无效数据都立即被红色圆圈圈住(见图)。

根据红色圆圈标记纠正错误数据。修正后，红色圆圈标记会自动消失。通过这种方式，可以轻松纠正无效数据。