Office 2019中的10个有用功能

微软Office以隐藏了许多大多数人不知道的有用功能而闻名。在这里，你可以找到一些Office 2019的功能，这样你就可以利用它们，让Office 2019使用起来更方便(更安全)。

00-1010大多数人将他们的文档转储到“文档”文件夹中的一个文件夹中。但是，这个文件夹里存储的文档太多了，你会发现几乎找不到任何东西。为了便于检索文件，最好将不同的数据存储在自己的文件夹中，例如将与税收相关的信息存储在特殊的“纳税申报表”文件夹中，或将发票存储在特殊的2021发票文件夹中。

当然，在自己的设备上离开Office 2019会很高兴地保存Documents文件夹中的所有文件，因此您需要告诉程序将文件保存在哪里。

除了定义存储文件的默认文件夹，您还可以为Office 2019程序定义默认文件格式。如果您需要与其他人共享文件，例如那些仍然使用旧版本的Microsoft Office(97/2000/XP/2003)的人，此功能尤其有用。

Microsoft Office 2007和更高版本使用了更现代的文件格式，其中文件扩展名由三个以上的字母组成，例如。docx或。xlsx。这种新的文件格式提供了旧文件格式没有的其他功能。旧的文件格式具有三个字母的文件扩展名，例如。医生或。xls。

最后，为了尽可能保护您的数据免受不可避免的计算机崩溃和硬盘故障的影响，Office 2019程序包括一个特殊的自动恢复功能，该功能以固定的时间间隔保存文件的临时副本(例如，每十分钟一次)。这样，如果你失去动力，你只会失去最后十分钟所做的改变，而不是所有的改变。

Access不提供自动恢复，因为它会自动保存对数据的任何更改。

要自定义Office 2019程序的位置、格式和自动恢复，请按照下列步骤操作：

加载要自定义的Office 2019程序(如Excel或PowerPoint)。单击文件选项卡。单击选项。将出现一个选项对话框。单击左侧窗格中的保存。“选项”对话框显示各种保存选项。(可选)要保存与早期版本的Office兼容的文件，请单击“以此格式保存文件”列表框，然后选择一种文件格式，如972003格式。(可选)要定义默认文件夹，请在默认本地文件位置文本框中单击，然后键入驱动器和文件夹。或者单击浏览按钮并选择一个文件夹。(可选)要定义希望Office 2019自动保存文件的频率，请选中“每隔多长时间保存一次自动恢复信息”复选框，单击“分钟”文本框，然后键入一个值或单击向上或向下箭头定义一个值，如7分钟。单击确定。

保存Office 2019文件

为了防止窥探您的Word、Excel或PowerPoint文件，您可以使用密码来保护它们。这样，如果有人想要打开、查看或编辑您的文件，他们必须使用您的密码。如果有人不知道你的密码，她将无法查看(更不用说编辑)你的文件。

你(或任何人)可以在网上购买一个可以破解Office 2019密码保护文件的程序。为了真正的安全，请不要依赖Office 2019的密码保护功能。

要对文件进行密码保护，请执行以下步骤：

加载Word、Excel或PowerPoint。单击文件选项卡。选择另存为。将出现“另存为”窗口。单击浏览按钮。将出现“另存为”对话框。单击工具按钮。将出现一个下拉菜单。

“工具”按钮将出现在“另存为”对话框的右下角。选择常规选项。将出现“常规选项”对话框。要用密码保护文件，请单击“打开密码”文本框并输入密码。出现另一个对话框，要求您再次输入密码进行确认。再次键入密码，然后单击确定。要为修改文件定义单独的密码，请在“修改密码”文本框中单击并键入密码。该密码可以不同于您在步骤6中输入的密码。出现另一个对话框，要求您再次输入密码进行确认。再次键入密码，然后单击确定。点击保存。