如何将Word转换成Excel

如果需要将列表或数据表单从Word传输到Excel，则不必将每条消息复制并粘贴到电子表格的相应单元格中。通过正确设置Word文档的格式，只需点击几下鼠标，就可以轻松地将整个文档导入Excel。

步骤

方法1转换列表

了解文档将如何转换。将文档导入Excel时，您将使用某些字符来确定哪些数据将导入Excel电子表格中的每个单元格。通过在导入前进行格式化，您可以控制最终电子表格的显示方式，并最小化必须执行的手动格式化。如果要将Word文档中的大列表导入Excel，这尤其有用。当列表包含多个条目，并且每个条目具有相同的格式(地址、电话号码、电子邮件地址等)时，此方法效果最佳。).

扫描文档的格式错误。在开始转换之前，您需要确保每个条目的格式相同。这意味着您需要修复任何标点错误或重新排列任何与其他条目不匹配的条目。这确保了数据传输的正确性。

显示Word文档中的格式化字符。显示通常隐藏的格式字符将帮助您确定拆分项目的最佳方式。您可以通过单击“主页”选项卡中的“显示/隐藏段落标记”按钮或按ctrl+shift *来显示它们。大多数列表要么在行尾有一个段落标记，要么在行尾有一个段落标记，条目之间有一个空行。您将使用这些标签来插入字符，Excel将使用这些字符来区分单元格。

替换每个条目之间的段落标记，以删除多余的空格。Excel将使用条目之间的空格来确定行，但现在您需要删除空格来完成格式化过程。别担心，以后会加回来的。当条目结尾和条目之间有一个段落标记(一行中有两个)时，这种方法最有效。按Ctrl+H打开“查找和替换”窗口。在查找字段中输入^p^p。这段代码意味着一行中有两个段落标记。如果每个条目只有一行，并且它们之间没有空行，则使用p。在“替换”字段中输入分隔符。确保它不是出现在文档中许多地方的字符，例如~。单击全部替换。您会注意到项目可能会组合在一起，但是只要分隔符位于正确的位置(在每个项目之间)，这就不是问题。

将每个条目分成不同的字段。现在，条目已经被分开，以便它们出现在后续的行中，您需要定义哪些数据将出现在每个字段中。例如，如果每个条目的第一行是姓名，第二行是街道地址，第三行是州和邮政编码，您可以：按Ctrl+H打开“查找和替换”窗口。从“查找”字段中删除一个p标记。将“替换”字段中的字符改为逗号。单击全部替换。这将用逗号分隔符替换段落符号的其余部分，逗号分隔符将每一行分隔成一个字段。

替换分隔符以完成格式化过程。完成以上两个“查找和替换”步骤后，您的列表看起来不再像列表。一切都在同一行，每个数据之间都有一个逗号。最后的“查找和替换”步骤将数据返回到列表中，同时保留定义字段的逗号。按Ctrl+H打开“查找和替换”窗口。在“查找”栏中输入~(或您最初选择的任何字符)。在替换字段中输入p。单击全部替换。这将把条目分成由逗号分隔的单个组。

将文件保存为纯文本文件。现在您已经完成了格式化，您可以将文档保存为文本文件。这将允许Excel读取和解析您的数据，以便将其分类到正确的字段中。单击文件选项卡，然后选择另存为。单击“保存类型”下拉菜单并选择“纯文本”。命名文件，然后单击保存。如果出现“文件转换”窗口，请直接单击“确定”。

在Excel中打开文件。现在您已经以纯文本格式保存了文件，可以在Excel中打开它。单击文件选项卡，然后选择打开。点击“所有Excel文件”下拉菜单，选择“文本文件”。在文本导入向导窗口中单击下一步。在分隔符列表中选择逗号。您可以在底部的预览中看到条目是如何分开的。点击下一步。选择每列的数据格式，然后单击“完成”。

方法2转换表格

在Word中将数据制成表格。如果Word中有数据列表，可以将其转换为Word中的表格，然后快速将表格复制到Excel中。如果数据已经是表格格式，请跳到下一步。选择要转换为表格的所有文本。单击“插入”选项卡，然后单击“表格”按钮。选择“文本到表格”。在列数字段中输入每条记录的行数。如果每条记录之间有空行，则将列数增加一。单击确定。

检查表格的格式。Word将根据您的设置生成一个表格。仔细检查以确保所有记录都在相应的单元格中。

单击表单左上角的“”按钮。当您将鼠标悬停在表格上时，它将显示出来。单击它将选择表中的所有数据。

按下。ctrl-C复制所有数据。您也可以单击“主页”选项卡中“复制”按钮。

打开Excel。复制数据后，可以打开Excel。如果您想将数据放在现有的电子表格中，只需将其加载到电子表格中。将光标放在要显示表格左上角单元格的单元格中。

按下。按住Ctrl键粘贴数据。Word表格中的每个单元格都将粘贴到Excel电子表格中的单独单元格中。

拆分剩余的列。根据要导入的数据类型，您可能需要进行一些格式化。例如，如果要导入的地址、城市、州缩写和邮政编码可能都在同一个单位中。可以让Excel自动划分这些数据。单击要拆分的列的标题以选择整个列。选择数据选项卡，然后单击列按钮。单击下一步，然后在分隔符字段中选择逗号。如果你用上面的例子，它会把城市、州和邮政编码的缩写分开。单击“完成”保存更改。选择仍然需要拆分的列，并重复这个过程，选择“空格”而不是“逗号”作为分隔符。这将把州缩写和邮政编码分开。