教你多少分钟能拿到考勤数据！

面对新的统计需求，很多人会突然变得迷茫，不知道如何去做。如果涉及到1000多行统计，哭的念头都在：什么时候可以下班？今天，老菜鸟们通过考勤统计分析表的例子分享了他们对新统计需求的解决方案：简化数据、寻找数据规则、制作辅助栏目。任何复杂的统计，只要采用这种方法，几分钟就能搞定。

考勤管理是企业劳动纪律管理最基础的工作，公司领导要求人力资源部汇总一份按部门的考勤打卡周报，格式如下：

练习课件到QQ群：264539405下载。

通过报表可以更宏观地看到考勤纪律的执行情况，是一个非常好的管理工具，但是负责制作报表的合伙人却极其恼火。别的不说，就是不知道怎么开始。无奈之下，我找了个老菜鸟帮忙。

我们来看看考勤软件导出的数据源：

整个表有20多列，1000多行。用手数真的很难。如果你接到这个任务，你会如何开始统计？

其实问题并没有看起来那么复杂。关键是要找到一种思维方式。为了决定出路，它没有用任何高大的函数来完成这个统计表，也没有像一些伙伴猜测的那样被VBA解决，而只是用了几个常用的函数IF、COUNTIF、SUM和SUMIF。你真的想知道方法吗？

获取数据，不要盲目，而是先组织数据。就目前的报表而言，数据源中有用的列不多，我们只需要保留上下班的部门、工号、打卡结果四列即可：

看起来不是好多了吗？删除无用数据后，我们需要分析具体的统计思路，找到可以在数据源中使用的规则。很容易看出，每个工号对应的打卡结果是一个6行2列(12个单元格)的数据区：

我们需要根据这12个细胞中的信息进行分类和计数，并根据需要将其分为正常和异常两类。例外包括：缺卡、请假、迟到早退，只要没有例外都可以视为正常。

根据统计要求增加辅助栏。辅助栏的作用是简化问题的难度系数。在这个问题中，我们可以这样设置：

在继续之前，我们需要了解这里的六个统计之间的关系。一般报告是根据人数而不是人数统计的，所以我们可以得出这些结论：

无论一周内卡丢失多少次，都有一个人丢失卡；

无论你一周内同一个工号请假多少次，都算一个人请假；

迟到早退的规则同上；

对于同一个工号，无论一周内有多少人因缺卡迟到或早退，只要大于0，就认为是异常；

同一工号，一周正常数等于1-异常。

很多时候，我们不建议合并单元格，因为合并单元格会带来很多不便。但是，在本例中，每6行数据(作业号的数据)统计一行结果，因此使用合并单元格更方便。将E2:E7、F2:F7、G2:G7、H2:H7、I2:I7、J2:J7分别组合，然后在G2中输入公式：

=IF(COUNTIF($C2:$D7，G$1)0，1，0)

向右拉填充公式，所有四个例外都被计算在内。

从结果来看，这四个异常数据的统计结果是正确的。

这个公式的核心是COUNTIF。当区域中符合条件的项目数大于0时，将得到1，否则将得到0。注意区域和条件的书写。$C2:$D7锁定列，G$1锁定行，这样公式向右或向下拉时就不需要修改了。

根据异常统计，只要最后四项之和大于0，就有一人异常，公式为=IF(SUM(G2:J7)0，1，0)。这个公式太简单了，相信大家都能理解。

在这一点上，正常的统计没有那么困难：

选择6个统计良好的单元格，双击J2单元格右下角，公式会自动填充到最后一行数据。您可以浏览结果：

哎呀！早退晚归的统计结果有误差。怎么解决？

有些朋友可能想过使用通配符，是的，通配符，但是他们不需要修改公式，只需要修改标题：

看，在表头“迟到”和“早退”两边加*号，统计结果就正确了。

数据源经过以上处理后，制作最终统计表不再是问题：

编制公式：=COUNTIF(数据来源！A:A，总结！B4)/6 .不难理解为什么要除以6。

正常打卡数：=SUMIF(数据来源！A:A，B4，数据源！E:E)，SUMIF最基本的用法；

比例：=D4/C4

在下面几列中，SUMIF用于统计人数，除法用于计算比例。

总而言之：

乍一看，今天的通报很难，日常工作中可能会遇到类似的情况。解决办法是：第一，剔除无用数据；然后，查找数据规则，根据统计需要使用辅助列；最后，通过一些基本操作来完成任务，如积累、排序、合并和填充。

今天的分享重点是了解解题过程，涉及的公式都很简单。相信大家在动手实践的过程中都会收获很多。