Excel表格数据比较和搜索技巧

经常有人问如何比较两个Excel数据，问题往往很笼统；在工作中，有时需要比较两个内容相似的数据记录列表，不同的需求，比较的目标和要求也会不同。以下Office Assistant(www.officezhushou.com)小编根据几种常见的应用环境，介绍Excel表格中数据比较和搜索的技巧。

应用案例1:比较并得到两个表的交集(相同部分)。

Sheet1包含数据列表A，sheet2包含数据列表b，要获取两个列表共享的数据记录(交集)，需要在两个列表中找到相同的部分。

方法1:高级筛选。

高级过滤是处理重复数据的强大工具。

选择第一个数据列表所在的数据区，在功能区依次点击数据——高级(2003年菜单操作为数据——过滤——高级过滤)打开高级过滤对话框。

在对话框中，可以根据需要选择过滤方式，例如这里选择了“将过滤结果复制到其他位置”。【列表区域】是第一个选中的数据列表A所在的单元格区域；选择另一个列表b所在的单元格区域[条件区域]。如下图所示：

点击【确定】直接得到两个列表的交集，效果如下。虽然两个列表中都有[西瓜]和[菠萝]，但由于数量不一致，所以没有提取为同一个记录。

这种操作的原理是利用高级过滤功能过滤符合指定条件的记录，将两个表中的任意一个作为条件区，这样就可以在另一个表中筛选出与之匹配的记录，其他无关的记录可以忽略。

需要注意的是，在使用高级过滤时，需要保持两个列表的表头行一致(这是高级过滤中条件区域的前提)，在选择列表区域和条件区域时要包含表头行的范围。

方法二：公式法。

使用公式进行比较的方法有很多。如果是单列数据比较，常用的函数是COUNTIF函数；如果是多列数据记录比较，SUMPRODUCT函数更能胜任。

在其中一个列表旁边输入公式：

=SUMPRODUCT((A2B2=Sheet2！A$2:A$13Sheet2！B$2:B$13)*1)

把填好的抄下来。其中Sheet2！1: a 13美元和Sheet2！B$2:B$13是另一个列表中的两列数据区，需要根据实际情况进行修改。结果等于1的记录是两个列表的交集，如下图所示：

应用案例2:取出两个表的差异记录。

如果要取出一个表和另一个表的差异记录，也就是没有出现在另一个列表中的部分，其原理和操作与上面第一个场景类似，只是所选的集合经过筛选后正好互补。

方法1:高级筛选。

首先更改两个列表的表头行，保持一致，然后选择第一个数据列表所在的数据区，在功能区依次点击【数据】——【高级】，打开【高级过滤】对话框。在对话框中，选择“在原区域显示过滤结果”作为过滤方式；[列表区]和[条件区]的选择与上一场景1完全相同，如下图所示：

点击【确定】完成过滤，选择所有过滤的记录，按【删除】删除(或标记)，然后点击【清除】(2003年为【全部显示】)恢复过滤前的状态，得到最终结果，如下图：

方法二：公式法。

如果使用公式，方法与场景1完全相同，只是最后需要提取公式结果等于0的记录。

应用案例3:取出关键字相同但数据不同的记录。

在前两张单子上，虽然【西瓜】和【菠萝】的名字相同，但是两个单子上的数量不同。在一些数据检查场景中，有必要提取这样的记录。

方法1:高级筛选。

高级过滤可以使用特殊的公式，使得高级过滤的功能更加强大。

在第一个列表所在的工作表中，将“D1”单元格留空，并在“D2”单元格中输入公式：

=VLOOKUP(A2，Sheet2！2:澳元13，2，0澳元)B2

然后在功能区依次点击【数据】——【高级】，打开【高级过滤】对话框。在对话框中，选择“在原区域显示过滤结果”作为过滤方式；在列表区选择第一个列表中完整的数据区，在条件区选择特别设计的D1:D2单元格区，如下图所示：

点击【确定】得到筛选结果，即第一张表中商品名称与第二张表中商品名称相同但数量不一致的记录列表，如下图所示：

同样，如果按照这种方法在第二个列表中操作，也可以在第二个列表中找到与第一个列表中的数据不同的记录。

该方法利用了高级过滤中通过自定义公式添加过滤条件的功能。有关在高级筛选中将公式用作条件区域的用法，请参考本网站。另一个教程：

详细讲解Excel中数据库功能的区域设置方法和高级过滤条件。

http://www.officezhushou.com/excel/jiqiao/2924.html

方法二：公式法。

要使用公式，您仍然可以使用上面提到的SUMPRODUCT函数，并在其中一个列表旁边输入公式：

=SUMPRODUCT((A2=Sheet2！A$2:A$13)*(B2Sheet2！B$2:B$13))

把填好的抄下来。公式中有两个条件，第一个条件是A列的数据相同，第二个条件是B列的数据不同。公式等于1的记录是两个列表之间存在数据差异的记录，如下图所示。在这个例子中，众所周知的VLOOKUP函数也可以用于匹配查询，但是VLOOKUP只适合匹配单列数据。如果目标列表包含更多的字段数据差异比较，SUMPRODUCT函数的可扩展性更强。