很多情况下 禁止他人修改或查看

OFFICE文档是我们办公室最常用的文档格式之一。存储在里面的内容一般都是涉及公司或个人的重要内容，很多情况下禁止他人修改或查看。那么我们该怎么做呢？其实合理利用OFFICE软件本身的一些设置，可以更好的满足大家的要求。我们以Word 2003为例，介绍一下具体的做法。

首先，设置保存密码

使用密码保护文档是最常见的做法之一。密码保护分为两级，即打开权限密码和修改权限密码。

设置文档密码有两个地方，都比较简单。如果是第一次保存此文档，在打开另存为窗口设置位置和文件名时，点击另存为窗口右上角的工具按钮，从弹出菜单中选择安全选项命令，打开安全窗口，我们可以分别设置打开文件时的密码和修改文件时的密码。建议您不要将这两个密码设置为。

如果第一次保存文件时没有设置密码，也没关系。我们只需要打开“工具”菜单下的“选项”命令，将打开的“选项”窗口切换到“安全”选项卡，您也可以在此设置打开和修改权限的密码。

如果您有打开密码，当您打开受保护的文档时，该文档是只读的。如果修改，只能用新名称保存，不会影响原文档的内容。如果您有修改权限的密码，您就完全控制了文档。

第二，防止文档属性暴露信息

即使我们加密了文件，我们也不能保证安全性。因为我们在创建文档的时候，如果先输入文档的内容，然后保存，一些个人信息就会显示在文档属性的“摘要”选项卡中。要解决这个问题，我们只需要在资源管理器中打开文档的属性窗口，切换到Summary选项卡，然后删除标题、主题、作者、备注等所有信息。或者填写一些无关的内容。

其次，我们也可以直接打开文档中“工具”菜单下的“选项”命令，然后在“安全”选项卡的“隐私选项”下选择“保存时从文件属性中删除个人信息”项。

三.保护文档

Word 2003还为我们提供了一个“保护文档”的实用工具，利用它可以限制非法用户随意修改文档的格式和内容。

要开始文档保护，只需打开文档，然后单击“工具”菜单，并选择“保护文档”，这将在当前编辑窗口的右侧添加“保护文档”的编辑区域。这个区域分为三个部分：第一部分“格式限制”主要是防止非法用户修改文档的格式。对此，我们只需要选择“限制所选样式的格式”选项，然后点击“设置”按钮，设置禁止用户修改的格式类型，如字体、字号等。在弹出的“格式限制”窗口中；第二部分是“编辑限制”，可以防止他人随意修改文档内容。选择“文档中只允许这种编辑”，然后在下拉菜单中选择用户可以执行的操作，如“批注”，以防止他人随意修改文档的原始内容，只添加或修改批注的内容。

完成以上两项保护后，我们只需要点击第三部分的“是，开始强制保护”按钮，就会弹出密码设置窗口，设置一个保护密码，这样文档就不用密码保护了。如果要修改文档，只需再次打开“工具”菜单，选择“取消文档保护”命令，在弹出窗口中输入预设密码即可。

第四，防止别人偷窥。

除了上述的加密保护，我们还可以用一些比较巧妙的方法来防止别人偷窥。因为加了密码，别人可以用专业的破解工具破解，用另一种思路进行加密，有可能得到意想不到的结果。

打开“编辑”菜单，选择“全选”命令选择所有文档，然后将它们全部设置为“白色”。这样，由于文档的背景色也是白色的，别人打开时只会看到一片空白，以为这只是一个空白文件。当然，为了提高安全性，我们可以在文档中插入一些无关的图片，这样偷窥者就不会因为文档体积的变化而产生怀疑。

当然，这个方法是一个意想不到的操作。为了提高其运行的安全性，我们可以在此方法的基础上做一些改变。

打开“工具”菜单，选择“宏”下的“录制新宏”，在打开的窗口中单击“将宏分配给”中的“键盘”按钮，在打开的窗口中设置鼠标。请按下新的快捷键，在键盘上按下指定的快捷键，如Ctrl 1，然后单击“分配”按钮将其添加到当前快捷键列表中。

这样，别人如果不知道我们设置的快捷键，就无法成功修改文档的颜色，而当我们想要修改自己的时候，只需要按下我们设置的快捷键就可以修改了。