Excel的正确用法 你之前可能用错了

在平时的工作或学习中，你一定遇到过这样的任务：

生成100个邀请/表格标签。

生成100个文件夹。

修改100个文件名。

生成100名参赛者的代码。

在成千上万条数据中找到匹配的数据并填写。

如果遇到这些任务，需要多长时间才能完成？

嗯？好像只有100，30秒一个，不到一个小时就搞定了！

注意！这只是一个简单的例子。在实际工作中，很容易满足1000多个工作。如果还用以前的“笨方法”，估计一天都不会吃也不会喝，然后勉强能搞定。

但是，如果你的方法是正确的，上述任何一项任务只需要5分钟。

如果你讨厌多次手动重复简单的任务，或者经常遇到这样的工作，一定不要错过这篇文章，学习如何正确使用，事半功倍！

或者，你只是想学习一点Excel的知识，提高日常办公的效率？这篇文章就是为你准备的！

01:Excel中的那些坑。

对于大多数专业人士和大学生来说，与Word和PPT相比，Excel是最不熟悉的软件。

但是，Excel中的大多数任务都无法完成。然而，在这个时候，老板急于求成。我该怎么办？

只能付出成吨的时间，八仙漂洋过海，用各种低级而奇特的方式手工实现它。这使得Excel经常在各种场合被误用！让我们看一些案例。

使用Excel作为排版软件。

你一定看过这样的登记表。有人用Word，有人用Excel。

我不是说要吐槽这个表单(虽然页面设计有问题)，但是我们要强调设计表单要服务于目的。

如果这张表格是为了打印而填写的，就没有问题。但是一旦这个表格被用来收集数据和做统计分析，那将是表姐的噩梦。

所以，我们接下来要讲的其实是数据的统计表/报表。我根本不想关注上面的登记表。用Word排版很好。真的不适合Excel。

大坑统计表设计错误。

这是训练信息的统计表。在填写这张表时，很难区分学习类型并逐一勾选。

一旦你能数出2011年学习类型1、2、3、4的小时数，你会怎么做？

手工积累？添加多个过滤器？

一旦做表时数据设计做得不好，后期的统计需要人工操作，灾难就开始了。

不知道什么是大坑功能。

最后一行是计算总数，这是非常常见的要求。让我们看看他是如何做到的：

他写的公式是：

=B33 B32 B31 B30 B29 B28 B27 B26 B25 B24 B23 B22 B21 B20 B19 B18 B17 B16 B15 B14 B13 B12 B11 B10 B9 B8 B7 B6 B5 B4 B3 B2

这是对勤奋的普遍痴迷。我觉得自己很勤奋，很努力，但事实上，我甚至不是初学者。

原本很强大的Excel，因为我们不理解，用的功能很少，直接导致效率低下。从而进入不想做不想学的恶性循环。

接下来，好好看看Excel的正确高效使用。

02追根溯源：Excel的基本逻辑。

学习一个软件，最忌讳的就是不如别人。说到学Excel，有人觉得学宏和VBA比较高，学其他基础操作太Low。

例如：

很多人甚至不知道什么是“相对参照”和“绝对参照”。听说Rank函数或者Vlookup函数很厉害，想用一下。

从网上找教程，按照磕磕绊绊的操作，最终很可能会解决问题，但下次遇到类似的情况，可能还是抓不住。

所以，知道怎么做是一个层次，知道为什么做是一个更高的层次，只有知道为什么，才能快速提升技能。

说到Excel，当然可以学习Excel的高级功能，但在此之前，必须先搞定最基础的部分。

比如，你知道以下知识吗？

[列标签]

Excel列默认用英文字母标记，A ~ Z；z的下一列是AA，AA ~ ZZZZ的下一列是AAA，该列的最大值是XFD。

[行号]

默认情况下，Excel行用阿拉伯数字标记。

[单元格]

每个跨越行和列的网格称为一个单元格。

[名称框]

显示单元格地址和定位单元格的方法是列出行号，如B2、F4和AK47。单元格的地址广泛用于公式或函数中。

合格的公式书写。

如果要计算单元格B34中的总和，则不得编写以下公式：

写作1

=4500 3600 4000 1400 414 121.6 …… 330 630

请确保用单元格地址替换公式中的数字：

写作2

=B33 B32 B31 B30 B29 B28 B27 B26 B25 B24 B23 B22 B21 B20 B19 B18 B17 B16 B15 B14 B13 B12 B11 B10 B9 B8 B7 B6 B5 B4 B3 B2

写单元格地址的最大好处是公式可以重用。重用意味着如果有其他列来计算总数，可以应用这个公式的逻辑。

虽然写2在Excel中完全正确，没有任何语法问题，但我们还是不推荐。

为什么呢？太慢了！有更快的方法来使用它。

写作3

=Sum(B2:B33)

很多常见的公式，如总分、平均分、最大值、最小值等，都被Excel变成了函数。

所以不需要我们自己写，除非现有的函数解决不了这个问题，我们会自己做公式。

正确的日期格式。

再举一个例子，下列哪种日期格式是正确的？

2016、3、22

2016.3.22

20160322

2016年3月22日。

2016\3\22

2016。3。22

其实上面六个日期的写法都不对！

正确的写法应该是2016年3月22日或者2016年3月22日。

只有使用正确格式的日期，格式才能自由转换或计算，但一旦写错日期格式，就做不到了。

你认为你很了解基础知识吗？不妨回答以下问题。

如果你还不知道，可以点击这里查看基本操作。

为什么手机号码不能是数字类型？

单元格格式有哪些？

数字和文字有什么区别？

如何使用填充手柄？

连续单元格是如何表示的？

如何表达不连续的细胞？如何填充序列？

相对引用和绝对引用是什么意思，有什么用？

正确的表格结构。

如果用Excel进行数据分析，最重要的表是源数据表。

只要你的“源数据表”设计得当，就可以生成各种“老板需要的表”，有时候还会用“辅助表”做一些中间操作，最后形成报表。

比如：如何制作成绩单。

虽然我们工作或学习中的表格可能比这复杂得多，但基本原理是通用的，教学过程中的典型例子越简单，说明问题就越容易。

上面的表格可能是我们平时看到的成绩单，但是这个表格的设计有很大的问题。

源数据表应设计如下：

原因是第一个表中的数据需要两个维度来确定当前数据的含义。

例如，第一个数字是90。我需要往左看才知道是梅的结果，再往上看才知道是Word的结果。

表2中只有一行是标题行或标题。每行的其余部分是独立的，记录了一段完整的数据。

这种设计方法最大的优点就是无论以后怎么做统计和报表都极其方便。

03事半功倍：提高效率的技巧和方法。

紧跟潮流，尝试使用新版本。

以Office为例。现在是2016年。如果您仍在使用Office2003，请尽快升级并享受新功能。

即使您使用的是Office 2007或Office2010，也建议尽快升级。

例如，我们要在“身份证号”中选择“出生日期”信息：

在Excel2013之前，我们的解决方案是使用Mid函数，标准写法是=Mid(A26，7，8)。

提取出生日期后，必须将其转换为日期格式。

然而，Excel2013发布后，出现了一个新方法！即使你不知道功能，你也可以很容易地做到。这个功能叫做快速填充。

方法很简单：

先填写目标结果(出生日期)。

然后拖动填充手柄，将其填充到其他单元格中，并选择“快速填充”。

这个功能特别强大，是拆分数据、合并数据、提取数据的事情。

单击此处了解更多信息。

Excel 2016版增加了很多图表类型，举两个例子：

有一种原始形式是这样的：

在Excel2016中，您可以立即生成树形图：

或者，原表如下。

在Excel2016中，您可以立即生成一个日出图表：

之所以建议我们使用新版本，是因为在旧版本中，很多事情可能需要几分钟甚至十分钟才能完成，而新版本只需点击一下鼠标就可以轻松完成。

为什么要和自己伟大的青春竞争？

Excel的另一个自成一体的功能，也是我们经常忽略的，那就是快速访问工具栏。

我们可以在这个位置增加常用的Excel函数。

这样，大多数情况下，您可以高效地工作，而无需切换选项卡。

添加的方法也很简单。您只需右键单击特定功能，然后选择添加到快速访问工具栏。

好好使用搜索引擎。

在学习的过程中，难免会遇到问题。这个时候，最不会抛弃你的高效工具就是搜索引擎。

我们搜索的时候有一个误解，以为第一篇文章或者至少搜索结果的第一页肯定会有答案，但事实并非如此。

搜索能力，也需要不断提高，掌握技巧才能快速找到结果，而其中最重要的就是以下两个能力。

A.明确表达问题。

B.关键词优化能力

例如：

当你不知道取整函数是什么的时候，如何在搜索引擎中找到它？

如果直接输入“用来表示舍入的函数是什么？”，会有巨大的漏洞。

你真正想问的是：“Excel软件中哪个函数可以做舍入？」

虽然搜索引擎的功能还可以，但是不能指望它读心术！因此，在你想问的问题中，你必须提取具有足够信息的关键词：

当关键词正确时，你会发现你的搜索结果会非常高质量。

同时搜索的不仅仅是谷歌、百度，还有很多专业论坛或者相关资源。

通常，千千成千上万的人在网上询问关于Office的问题，有的被总结成文字，有的被总结成图片和文字，有的被录制成视频。

所以，一般来说，不是网上没有，而是暂时找不到。